Допустим, вы продаете онлайн-курсы физлицам через сайт. Параллельно вы выставляете счёт юрлицу по оферте, получаете оплату на расчётный счёт и должны оформить УПД статус 2. К тому же, у вас есть партнёр с ИП, которому вы платите по договору, и нужно отслеживать взаиморасчёты по счёту 60.
Возможно ли контролить всё это в одной системе? Да. Но не в любой.
Ещё пять лет назад такие сценарии считались «специфическими», и для их автоматизации требовались дорогостоящие ERP-системы с годовым бюджетом внедрения. Сегодня появляются решения, которые не требуют команды программистов, адаптируются под изменения в налоговом законодательстве, и при этом не стоят как зарплата отдельного бухгалтера.
Но чтобы не ошибиться в выборе, важно разобраться: что сегодня предлагает рынок — и что действительно подходит вашему бизнесу. Рассмотрим этот вопрос в далее в статье.
Что такое ERP
ERP (Enterprise Resource Planning, или «планирование ресурсов предприятия») традиционно понималась как система, интегрирующая управление финансами, закупками, производством, логистикой и персоналом. Классические ERP-решения вроде SAP или Oracle действительно ориентированы на крупные холдинги, где процессы стандартизированы, а ИТ-инфраструктура — собственная.
Однако в российских реалиях малый и средний бизнес столкнулся с вызовами, которые требуют принципов ERP даже при отсутствии склада или цеха. Например:
- необходимость одновременно работать с физическими лицами (через онлайн-оплату и чеки) и юридическими (через УПД, акты, ЭДО);
- требование ФНС к документам: формат XML для УПД, формирование КУДиР
- рост регуляторной нагрузки: переход на НДС при УСН при превышении лимита по доходам и выдача счёт-фактур всем плательщикам НДС.
В этих условиях ERP перестаёт быть «системой управления предприятием» в узком смысле и становится инфраструктурой доверия: к документам, к данным, к отчётности. И именно в этом смысле ERP сегодня востребована даже в компании из 5 человек.
Рынок решений: от «монстров» до узких инструментов
Тяжёлые ERP: мощь с издержками
Среди решений корпоративного класса в России по-прежнему доминируют 1С:ERP, «Галактика ERP», «Парус». Они обеспечивают глубокую проработку бизнес-процессов, особенно в производстве, логистике, строительстве. Однако для большинства МСБ такие системы избыточны.
Во-первых, стоимость владения высока: лицензия, внедрение (часто 3–6 месяцев), обучение, техническая поддержка.
Во-вторых, сложность настройки требует либо штатного IT-специалиста, либо постоянного взаимодействия с консультантом. В-третьих, обновления под новые требования законодательства могут занять недели — особенно если используются доработки «под себя».
Такие решения оправданы при наличии сложной номенклатуры, межфилиальной структуры или интеграции с промышленным оборудованием. Но если ваш бизнес строится на услугах, консалтинге, онлайн-продажах или небольшом оптовом обороте, тяжеловесная ERP может превратиться в дорогостоящую «реликвию на полке».
Узкоспециализированные сервисы: удобно — но фрагментарно
Есть и облачные сервисы, решающие одну задачу: выставление и согласование счётов (Okcept, DocsVision Billing), биллинг (Billbird, Payadm), CRM (AmoCRM, Битрикс24). Такие инструменты действительно удобны в своей нише. Okcept, например, позволяет быстро сформировать счёт, отправить на согласование, отследить статус и получить подпись. Billbird — гибко настроить рекуррентные платежи и интегрировать их с сайтом.
Однако при масштабировании бизнеса возникает эффект «франкенштейна»:
- счёт создан в одном сервисе,
- оплата пришла — и её нужно вручную завести в бухгалтерию,
- акт подписан — но нет автоматической привязки к счёту и проводке,
- клиент — юрлицо, и ему нужен УПД статус 2 в формате XML — а в биллинг-системе такого экспорта нет.
К тому же, многие из этих решений предлагают «доступность» ценой навязчивости: уже на третий день пробного периода звонит «персональный менеджер» с предложением «обсудить тариф». А стоимость может оказаться неочевидной: например, 3 000 рублей в месяц — только за выставление счётов, без учёта, без аналитики, без поддержки НДС. Для бизнеса с 50 сделками в месяц такая модель становится экономически нецелесообразной.
Как выбрать ERP
При выборе системы для МСБ стоит исходить не из маркетинговых обещаний, а из реальных операционных болей. Хороший ориентир — три вопроса:
Позволяет ли система протестировать её в своём темпе?
Пробный период должен быть не формальностью, а возможностью спокойно оценить функционал. Если в течение двух недель вам звонят, рассылают email-напоминания, предлагают «срочные демо-встречи» — это тревожный сигнал. Зрелый SaaS-продукт уверен в своей ценности и не нуждается в психологическом давлении.
Можно ли подключиться к системе с любого устройства?
Многие ERP заявляют о «мобильности», но под этим подразумевают отдельное приложение с ограниченным функционалом и задержками в обновлениях. Между тем, практика показывает, что гораздо важнее адаптивный веб-интерфейс, который одинаково корректно работает и на ноутбуке, и на смартфоне, и на планшете без установки, обновлений и дополнительной авторизации.
Можно ли «собрать» систему под себя?
Малый бизнес редко сразу нуждается во всём. Зачастую компания начинает с простой базы клиентов и истории взаимодействий. Потом подключается выставление счётов. Затем — интеграция с сайтом или платёжным агрегатором.
А через год — полноценная бухгалтерия с учётом НДС и ЭДО. Идеально, если эту траекторию можно пройти в одной системе, без миграции данных, без дублирования справочников, без «переучивания» сотрудников.
: ERP как инструмент роста
Одним из решений, отвечающих этим критериям, является Site.pro — облачная ERP-платформа , ориентированная на потребности отечественного МСБ.
Система построена по модульному принципу. Пользователь может начать с минимального функционала, например, вести базу клиентов с детализацией по контактным лицам, историям звонков, датам следующих встреч и типам контрагентов. По мере роста подключаются дополнительные компоненты:
- Выставление документов — поддержка счёта, акта, УПД (статус 1 и 2),; гибкая настройка нумерации (в том числе отдельные серии для разных типов продаж); экспорт и импорт в различных форматах;
- Биллинг и интеграции — API-соединение с сайтами, CRM, платёжными системами; учёт статусов заказов («новый», «оплачен», «в работе», «выполнен»); автоматическая генерация чеков при онлайн-оплате;
- Бухгалтерский учёт — оперативное отражение операций по счёту 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками», формирование оборотно-сальдовой ведомости, поддержка УСН и НДС в рамках одного учётного пространства, различение корпоративных и личных карт в аналитике расходов;
- Документооборот и отчётность —создание реестров, подготовка данных для аутсорс-бухгалтера, возможность корректировки через создание новых записей.
Особое внимание уделено юзабилити и уважению к времени пользователя. Пробный период предоставляется на 30 дней. Техническая поддержка доступна по email и в чате, но инициируется по запросу клиента. Интерфейс адаптирован под любые устройства.
Заключение
В условиях ужесточения контроля за финансовой дисциплиной, ускорения налоговых изменений и роста ожиданий со стороны контрагентов ERP-система для малого и среднего бизнеса перестаёт быть опцией — она становится элементом устойчивости. Однако внедрение не должно превращаться в проект с неопределённым сроком и бюджетом.
Ключевой критерий выбора — не количество функций, а соответствие текущему этапу развития бизнеса. Решение должно решать сегодняшние задачи, но оставлять пространство для роста. Оно должно быть юридически надёжным — и при этом не требовать юридического образования для повседневного использования. И, что немаловажно, оно должно работать тихо: без навязчивых напоминаний, без искусственного дефицита времени, без ощущения, что вы «должны» ему, а не он — вам.
